展示会の会場選びで頭を悩ませていませんか？「どの会場を選べば集客できるのか分からない」「失敗したくない」そんな不安を抱える企業の方も多いはずです。
もし失敗すれば、予算や時間が無駄になってしまうばかりか、企業イメージにも関わってきます。
本記事では、展示会を成功に導くための会場選びの重要ポイントを解説します。
具体的に以下の3つが分かります。
- 展示会の目的達成に直結する、最適な会場タイプの選び方
- 集客力と費用対効果を高める、6つの会場選定基準
- 当日の運営をスムーズにする、下見時の具体的なチェックポイント
これらの知識を押さえることで、来場者満足度の高い会場を自信を持って選定できるようになります。展示会成功の第一歩となる会場選びのコツを解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
展示会場を選ぶ前に開催目的を明確にしよう
展示会場を選ぶ際、最初に行うべきことは開催目的の明確化です。なぜなら、目的に合わない会場を選んでしまうと、せっかくの展示会が期待した成果を上げられない可能性が高くなるためです。
例えば、新規顧客開拓が目的の場合は、交通アクセスの良い立地で、十分な来場者数が見込める大規模な会場を選ぶことが望ましいでしょう。一方、既存顧客との関係強化が目的であれば、商談スペースが充実した会場や、ゆったりとした空間でじっくり話ができる会場を選ぶことをお勧めします。
展示会出展企業の主な目的は、大きく3つに分類することができます。まず一つ目は新規顧客との商談や情報収集の機会を創出すること、二つ目は自社の製品・サービスの認知度を向上させること、そして三つ目は既存顧客とのリレーションを強化することです。このように異なる目的に応じて、最適な会場の条件も変わってきます。
例えば、IT業界のB社では、新規顧客獲得100件、商談化率5%という明確な目標を設定し、最新ソフトウェアの体験コーナーを設置できる十分なスペースがある都心の展示会場を選定しました。その結果、新規顧客150件（目標達成率150%）、商談化率10%（目標達成率200%）と大きな成果を上げることができました。このように、具体的な数値目標を設定し、それに適した会場を選ぶことが、展示会成功の鍵となります。
展示会は大きな投資を伴うマーケティング活動です。だからこそ、「なんとなく展示会を開催する」というのではなく、しっかりとした目的を持って会場選びに臨むことが、成功への第一歩となります。
展示会場の種類
展示会場は大きく分けて、コンベンションセンター、ホテルの宴会場、レンタルスペースの3種類があります。それぞれの特徴を理解し、展示会の目的や規模に合わせて最適な会場を選びましょう。
コンベンションセンター
コンベンションセンターは、大規模な展示会や国際会議に最適な会場です。広大なスペースと充実した設備が特徴で、大人数の来場者や大型展示物にも対応できます。天井が高く、重量物の展示にも適しているため、製造業の展示会などでよく利用されています。
主な特徴として、大規模な展示スペースと高い天井、頑丈な床を備えており、充実した音響・映像設備も整っています。また、専門スタッフによるサポート体制が整備されており、来場者用の十分な駐車場や飲食スペース、休憩エリアも完備されているのが一般的です。
ホテルの宴会場
ホテルの宴会場は、中規模のビジネス展示会に適した会場です。高級感のある内装と行き届いたサービスが特徴で、商談重視の展示会や新製品発表会などに最適です。また、宿泊施設が併設されているため、遠方からの来場者への配慮も可能です。
洗練された雰囲気での展示が可能で、ケータリングサービスも充実しています。宿泊施設との連携が容易なことに加え、アクセスの良い立地が多いのも特徴です。さらに、商談スペースの確保が容易で、会場設営から撤去までの一貫したサポートを受けられることも大きな魅力となっています。
レンタルスペース
レンタルスペースは、小規模から中規模の展示会に適した柔軟性の高い会場です。例えば、表参道のHouse of OMOTESANDOでは、3つの異なる特徴を持つホール（Sky HALL、White HALL、Lounge）を用意しており、展示会の目的や雰囲気に合わせて選択できます。
特にWhite HALLは、純白の空間がエレガンスを演出し、クリーンでモダンなデザインが、あらゆる展示物やアート作品を際立たせる特徴があります。また、最新の設備と洗練されたデザインで、展示会を格上げする効果も期待できます。
レンタルスペースの大きな特徴は、空間の柔軟な活用が可能な点です。展示会の規模に応じた会場選択ができ、トレンド発信地としての立地の良さも魅力です。さらに、費用対効果の高い料金設定、土日祝日も予約が取りやすい点、専門スタッフによるサポート体制も整っています。
以上のように、展示会場はそれぞれ特徴が異なります。展示会の目的、規模、予算に応じて最適な会場を選ぶことで、より効果的な展示会の開催が可能となります。
展示会場の選び方や6つの選ぶポイント
展示会の成功は、適切な会場選びにかかっています。ここでは、会場選びで特に重要な6つのポイントについて、具体的に解説していきます。
1）会場の雰囲気は良いか
会場の雰囲気は、展示会の成功を左右する重要な要素です。自社の商品やサービスをスマートに紹介するためには、まずブランドイメージに合った会場の選定が不可欠です。適切な雰囲気の会場で展示会を行うことで、プレゼンテーションの効果を最大限に高めることができます。
例えば、最新のIT製品を紹介するイベントで内装デザインが古めの会場を選んでしまうと、「最新鋭」というイメージを来場者に持ってもらうことが難しくなります。逆に、クラシカルな商品を紹介する際にカジュアルすぎる雰囲気の会場を選ぶと、商品のコンセプトが正しく伝わらない可能性があります。
特に注意が必要なのは、インターネットやカタログの写真と実際の会場の印象が大きく異なる場合があることです。写真では素晴らしく見えた会場が、実際に足を運んでみると想像していた雰囲気と異なっていたということは少なくありません。
そのため、必ず事前に会場の下見を行い、実際の雰囲気を確認することがオススメです。下見の際は、来場者の目線で会場全体の印象を確認するとともに、展示予定の商品やサービスのイメージと会場の雰囲気が調和するかどうかを具体的にイメージしながらチェックすることが重要です。展示会当日の照明の状態や、他の出展者がいる場合の全体的な雰囲気なども可能な限り確認しておくと良いでしょう。
2）収容人数はイベントの規模と合っているか
会場の収容人数と実際の来場者数のバランスは、展示会の印象を大きく左右する要素です。適切な広さの会場を選ぶことは、来場者の満足度向上と、展示会の成功に直結します。
会場が狭すぎる場合、来場者の動線が確保できず、商品やサービスを十分にアピールできない事態になりかねません。また、商談スペースも十分に確保できず、重要な商談機会を逃してしまう可能性もあります。一方で、会場が広すぎると人が分散してしまい、せっかくの展示会が閑散とした印象を与えてしまうこともあります。
実際の会場選びでは、WEBサイトやカタログで見た写真と実際の広さが異なると感じることが多いものです。写真では広く感じた会場が、実際に足を運んでみると思ったより小さかったというケースも少なくありません。そのため、必ず下見で実際の広さを確認することが重要です。
また、展示会場の選定では、純粋な広さだけでなく、展示物の配置や来場者の動線、受付スペース、商談スペースなども考慮する必要があります。さらに、来場者数が集中する時間帯を想定し、ゆとりを持った空間設計ができる会場を選びましょう。会場の形状によっては、同じ広さでも使い勝手が大きく異なることもあるため、実際の空間の使い方をイメージしながら選定することをお勧めします。
3）料金設定やキャンセルの規定はどうか
会場費用は展示会の予算において大きな割合を占める重要項目です。基本会場費に加えて、付帯設備の利用料、電気使用料、延長料金など、様々な費用が発生する可能性があります。そのため、予算計画の段階で全ての費用項目を正確に把握することが重要です。以下の項目を必ず確認しましょう：
・基本会場費（時間帯による変動を含む）
・付帯設備利用料（音響、照明、備品など）
・搬入出時の延長料金
・キャンセル料の発生時期と金額
・時間帯による料金変動（全日、半日、土日祝の料金差）
特に、搬入・撤去の時間を調整することで、大幅なコスト削減が可能な場合があります。例えば、午後からの利用にすることで半日料金が適用されるケースもあります。また、キャンセル規定は会場によって大きく異なるため、事前に詳細な確認が必要です。
4）アクセスは良いか
アクセスの良さは、展示会の集客に直接影響を与える重要な要素です。いくら魅力的な展示内容を用意しても、来場者にとって行きづらい場所では、期待する成果を得ることは難しくなります。
特に重要なのは、主要駅からの利便性です。「もし時間ができたら行ってみよう」と考える潜在的な来場者にとって、会社や自宅からのアクセスが良くなければ、実際の来場にはつながりにくいものです。しかし、アクセスの良い会場であれば、当初は消極的だった人でも足を運びやすく、それが思わぬ商談機会につながる可能性もあります。
遠方からの参加者がある場合は、空港や新幹線の駅からのアクセスも重要な検討ポイントとなります。会場の場所が分かりにくい場合は案内スタッフの配置、最寄り駅から距離がある場合はシャトルバスの運行も必要となるため、これらの追加費用も考慮に入れた会場選びが必要です。
また、複数の路線が利用できる立地であれば、より多くの来場者を見込むことができます。車での来場者のために十分な駐車スペースの確保も重要です。アクセス面での不便さは展示会全体の評価を下げる要因となりかねないため、来場者の立場に立った慎重な検討が必要です。
5）電波状況は良いか
現代のビジネスシーンにおいて、安定したインターネット環境と携帯電話の電波状況は必須条件です。特に展示会では、その場での商談や情報共有、SNSでの情報発信など、通信環境が重要な役割を果たします。
下見の際には、以下の項目を実際に通信機器を使用して確認しましょう。
・Wi-Fi環境の安定性と通信速度
・各携帯キャリアの電波状況
・有線LANの利用可否
・電源コンセントの位置と数
実際の会場選びでは、インターネット環境の確認が重要です。多くの会場でWi-Fiサービスを提供していますが、同時接続数が多いと通信速度が低下する場合があります。また、会場の構造上、電波が届きにくい場所があることも珍しくありません。特に地下の会場や高層階では、携帯電話の電波が不安定になりやすい傾向があります。
万が一の対策として、モバイルルーターの準備や有線LANの手配など、バックアップ案も検討しておくと安心です。通信環境のトラブルは展示会の進行に大きな支障をきたす可能性があるため、事前の入念な確認と対策の準備が重要です。特にオンラインでの配信や商談を併用する場合は、より慎重な確認が必要となります。
6）会場ルールはどうか
会場には様々なルールや制限があり、これらは展示会の運営に大きな影響を与えます。まず重要なのが、音出しの制限や時間帯による音量規制、そして飲食やケータリングに関する制限事項です。展示会では商品説明のためのプレゼンテーションや、商談時の会話など、様々な場面で音の問題が関わってきます。
装飾や展示物の設置方法についても詳細な規定があることが多く、床の耐荷重制限や電気使用量の制限なども確認が必要です。搬入出可能時間については、前後の予約状況によって柔軟な対応が難しい場合もあるため、早めに確認して調整することをお勧めします。
特に重要なのは、協力業者との情報共有です。事前に会場のルールを把握し共有しておかないと、業者と会場スタッフの間で何度も確認のやり取りが必要になり、準備作業に支障をきたす可能性があります。また、ルールを守らないことで追加料金が発生することもあります。
展示会場の下見をするときの3つのポイント
インターネットや資料で会場の情報を集めたあとは、必ず実際に下見を行うことが重要です。WEBサイトの写真と実際の雰囲気が大きく異なることや、写真では分からない設備の状態など、現地でしか確認できない重要なポイントが多くあります。
1）イベント全体の流れにおける動線
展示会の成功には、来場者の円滑な移動を考慮した動線計画が欠かせません。来場者が会場に入ってから退出するまでの動きを具体的にイメージしながら、実際に歩いて確認することが重要です。
特に注意が必要なのは、受付から展示エリアまでの経路、展示物間の通路幅や商談スペースへの移動、そして化粧室などの設備への動線です。会場によっては当初考えていた動線や演出を変更せざるを得ない場合もあるため、十分なアクティングスペースが確保できるか確認が必要です。
また、展示スタッフの移動経路や、緊急時の避難経路なども合わせて確認しましょう。スムーズな展示会運営のために、これらの動線が交差せず、スムーズに機能するかどうかの確認が重要です。
2）機材や設備
音響や照明、映像機器などの設備は、当日トラブルが発生すると対応が難しく、展示会全体に大きな影響を与えかねません。下見の際には、実際に機器を操作して動作確認を行うことが重要です。
特によく発生するトラブルとして、以下のような事例があります：
・スクリーンが小さくて後方から見えにくい
・プロジェクターが暗い
・会場が明るすぎてスクリーンが見えない
・マイクの音が聞き取りづらい
・会場の照明が暗い
・電源コンセントの位置や数、ケーブルの長さの問題
これらの設備について、会場スタッフと具体的な使用方法や注意点を確認し、必要に応じて追加機材の手配も検討しましょう。当日の円滑な運営のために、機材の操作方法を事前に習得しておくことも重要です。
3）搬入口の大きさ
展示物や装飾品の搬入は、展示会の準備段階で最も重要な作業の一つです。搬入口の大きさや形状によっては、展示物の搬入が物理的に不可能になるケースもあります。特に大型の展示物や精密機器を展示する場合は、慎重な確認が必要です。
下見の際には、以下のポイントを必ず確認しましょう：
・搬入口の幅と高さ
・搬入経路の角度や段差
・エレベーターのサイズ
・搬入時の駐車スペースの位置と大きさ
・搬入可能な時間帯
事前に展示物のサイズと搬入経路を照らし合わせることで、当日の搬入がスムーズに行えるよう計画を立てることができます。万が一、搬入が困難と判断された場合は、展示物の分割搬入や、展示方法の変更を検討する必要があります。
表参道の展示会なら「House of OMOTESANDO」
ここまで、展示会場選びの重要なポイントをご紹介してきました。
展示会の成功を左右する会場選びのポイントは？
- 目的に合わせた会場タイプを選定
- 雰囲気や設備を事前確認
- アクセスと収容人数を考慮
- 料金体系を詳しく確認
- 下見で細部までチェック
特におすすめなのが、表参道のHouse of OMOTESANDOです。
Sky HALL、White HALL、Loungeの3つの異なる空間から、展示会の目的に合わせて選択可能。エレガントな空間は、商品やサービスの魅力を最大限に引き出します。
展示会は企業の大切な商談機会です。ぜひ上記のポイントを参考に、目的に合った最適な会場を選んでください。
